1. Verantwortliche Stelle

2. Arten der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

a) Registrierungs- und Nutzungsdaten

• E-Mail-Adresse (für Kontoerstellung und Kommunikation)
• Verschlüsseltes Passwort (Hashing mit bcrypt/SHA-256)
• Kontostatus und Token-Nutzung (Free/Pro Plan)
• Logdaten (IP-Adresse, Browsertyp, Zugriffszeitpunkte)

b) WMS-Lagerdaten (für Nutzer der Lagerverwaltungsfunktionen)

• Lagerplan-Konfigurationen (Spalten, Reihen, Regale)
• Produkt- und Artikeldaten (Bezeichnungen, Artikelnummern, Hersteller)
• Lagerbestände, Mengenangaben und Mindestbestände
• KI-Analyseergebnisse zu Lageroptimierung
• Exportierte Berichte und Datenauszüge

c) Auto-Ordering-Daten (für Nutzer der automatischen Bestellfunktion)

• SMTP-Zugangsdaten (Server, Port, Benutzername, verschlüsseltes Passwort)
• Lieferantendaten (Name, E-Mail-Adresse, CC-Adressen, Bestellkonditionen)
• Bestellhistorie (Bestellanfragen, Status, Beträge, Zeitstempel)
• Bestellinhalte (Produktbezeichnungen, SKU-Nummern, Mengen, Preise)
• Auto-Ordering-Einstellungen (Schwellenwerte, Freigabe-Konfiguration, E-Mail-Vorlagen)
• Audit-Protokolle (alle Auto-Ordering-Aktionen mit Zeitstempel)

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Betrieb der Vatza Lager Plattform
• Authentifizierung und Kontoverwaltung
• Verwaltung von Lagerplänen und Produktdaten (WMS-Funktionen)
• Durchführung von KI-gestützten Lageranalysen
• Generierung von Nachbestellungsempfehlungen
• Bereitstellung von Exportfunktionen für Lagerdaten
• Automatische Bestandsüberwachung und Bestellgenerierung (Auto-Ordering)
• Versand von Bestellanfragen per E-Mail an Lieferanten im Namen des Nutzers
• Verwaltung von Lieferantendaten und Bestellhistorie
• Protokollierung von Auto-Ordering-Aktionen (Audit Trail)
• Verbesserung unserer Modelle und Dienste (nur anonymisiert/aggregiert)
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
• Betrugsprävention und Sicherheit
• Kundensupport und Kommunikation

4. Besondere Hinweise zu WMS-Lagerdaten

a) Verarbeitung von Lagerdaten

Die in den WMS-Funktionen eingegebenen Lagerdaten (Produktinformationen, Bestände, Mindestmengen) werden:

• Für die Bereitstellung der Lagerverwaltungsfunktionen verarbeitet
• Für KI-gestützte Analysen zur Optimierung der Lagerbestände verwendet
• Nur in aggregierter und anonymisierter Form zur Verbesserung unserer Algorithmen genutzt
• Nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn für die in Abschnitt 6 genannten Zwecke

b) KI-Analysen von Lagerdaten

Bei der Nutzung der KI-Analysefunktionen im WMS werden Ihre Lagerdaten analysiert, um:

• Kritische Bestände zu identifizieren
• Nachbestellungsempfehlungen zu generieren
• Lageroptimierungsvorschläge zu erstellen

Diese Analysen erfolgen automatisiert und werden nicht manuell überprüft.

c) Export von Lagerdaten

Beim Export von Lagerdaten (CSV, JSON, TXT) werden die Daten:

• Lokal auf Ihrem Gerät gespeichert
• Nicht auf unseren Servern dauerhaft gespeichert
• Ihnen im gewählten Format zur Verfügung gestellt

Sie sind für die sichere Aufbewahrung und Verwendung der exportierten Daten verantwortlich. Exportierte Daten unterliegen nicht unserer Kontrolle und sind aus unserer Haftung ausgeschlossen.

5. Cookies und Session-Daten

Wir verwenden ausschliesslich technisch notwendige Cookies und Session-Daten, die für den grundlegenden Betrieb unserer Plattform unerlässlich sind. Für diese Cookies ist gemäss Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) keine vorherige Einwilligung erforderlich.

Notwendige Cookies und Technologien

Wir setzen folgende Arten ein:

• Session-Cookies: Diese sind zwingend erforderlich, um Sie während Ihres Besuchs angemeldet zu halten und Ihre Sitzung zuordnen zu können.
• Sicherheits-Token (z.B. CSRF-Token): Diese dienen dem Schutz der Plattform und Ihrer Daten vor unbefugten oder betrügerischen Handlungen.

Sie haben die Möglichkeit, Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers generell zu deaktivieren oder zu löschen. Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung notwendiger Cookies die vollständige Nutzung von Vatza Lager unmöglich macht, da Kernfunktionen wie Login und Lagerfunktionen dann nicht mehr bereitgestellt werden können.

6. Datenweitergabe an Dritte

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, wenn dies gesetzlich erlaubt ist und einer der folgenden Gründe vorliegt:

• Zahlungsabwicklung (Stripe): Wenn Sie den kostenpflichtigen Pro-Plan erwerben, erfolgt die Zahlungsabwicklung über den externen Anbieter Stripe Payments Europe, Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland). An Stripe werden zur Vertragserfüllung die für die Transaktion notwendigen Daten (wie Name, E-Mail-Adresse und Zahlungsinformationen) übermittelt. Die Zahlung erfolgt direkt bei Stripe; wir erhalten keine sensiblen Zahlungsdaten wie Ihre vollständige Kreditkartennummer. Die Verarbeitung durch Stripe unterliegt deren Datenschutzerklärung: stripe.com/privacy.
• Cloud-Infrastruktur & Hosting: Für den Betrieb und die Speicherung der Plattform nutzen wir professionelle Hosting-Dienstleister. Diese verarbeiten die unter Abschnitt 2 genannten Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (sog. Auftragsverarbeiter).
• Gesetzliche Pflichten & Rechtsdurchsetzung: Wir geben Daten weiter, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind (z.B. aufgrund einer gerichtlichen oder behördlichen Anordnung) oder wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung unserer rechtlichen Ansprüche erforderlich ist.
• Lieferanten (Auto-Ordering): Bei Nutzung der automatischen Bestellfunktion werden Bestelldaten (Produktbezeichnungen, SKU-Nummern, Mengen, ggf. Preise) per E-Mail an die vom Nutzer hinterlegten Lieferanten-E-Mail-Adressen übermittelt. Diese Datenweitergabe erfolgt ausschliesslich auf Veranlassung und Verantwortung des Nutzers. Vatza Lager hat keinen Einfluss auf die Datenverarbeitung durch die Lieferanten.

Soweit wir Auftragsverarbeiter (wie Hosting-Anbieter) einsetzen, unterliegen diese vertraglichen Datenschutzverpflichtungen gemäss Art. 9 DSG und verarbeiten Daten ausschliesslich nach unseren Weisungen.

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie notwendig:

• Kontodaten: Bis zur Löschung des Accounts plus 30 Tage (Wiederherstellungsoption)
• WMS-Lagerdaten: Solange das Konto aktiv ist, nach Kündigung 60 Tage
• WMS-KI-Analyseergebnisse: 30 Tage nach Generierung
• Auto-Ordering-Daten: Lieferantendaten und Einstellungen solange das Konto aktiv ist, nach Kündigung 60 Tage
• Bestellhistorie: 12 Monate nach Erstellung (für Nachvollziehbarkeit)
• Auto-Ordering-Audit-Logs: 12 Monate (Protokollierung aller Aktionen)
• SMTP-Zugangsdaten: Bis zur Löschung durch den Nutzer oder Kontolöschung
• Exportierte Daten: Werden nicht auf unseren Servern gespeichert
• Logdateien: 30 Tage (Sicherheitsmonitoring)
• Buchhaltungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)

8. Datensicherheit

Wir implementieren technische und organisatorische Massnahmen gemäss Stand der Technik:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (HTTPS/TLS 1.3)
• Passwort-Hashing mit bcrypt/SHA-256
• Symmetrische Verschlüsselung (Fernet) für SMTP-Zugangsdaten der Auto-Ordering-Funktion
• Regelmässige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
• Zugriffskontrollen und Zwei-Faktor-Authentifizierung (für Admin-Zugänge)
• Datenträgerverschlüsselung und Backup-Verschlüsselung

9. Ihre Rechte gemäss Schweizer DSG

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: Über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
• Berichtigungsrecht: Bei unrichtigen personenbezogenen Daten
• Löschungsrecht ("Recht auf Vergessenwerden"): Unter bestimmten Bedingungen
• Einschränkungsrecht: Der Verarbeitung Ihrer Daten
• Widerspruchsrecht: Gegen die Verarbeitung aus berechtigten Gründen
• Datenübertragbarkeitsrecht: In einem strukturierten, gängigen Format
• Widerrufsrecht: Für erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

11. Besondere Hinweise zu WMS-Daten

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei rechtlichen Änderungen oder neuen Dienstmerkmalen anzupassen. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder über einen Hinweis auf der Plattform.

11. Kontakt und Beschwerderecht